Blog
Blog o moderním IT a kybernetické bezpečnosti
Píšeme o tom, co dnes formuje svět IT, a sdílíme praktické rady, které vám pomohou budovat bezpečnější a spolehlivější firmu — nejen splnit povinnosti na papíře.
Jak přestat posílat dokumenty e-mailem a nezbláznit se z toho
Problém: Potřebujete s kolegy sepsat smlouvu nebo prezentaci. Pošlete první verzi e-mailem třem lidem. Během odpoledne se vám vrátí tři různé e-maily s úpravami. Vy teď musíte sednout a ručně překopírovat poznámky od Petra, Jany i Tomáše do jednoho finálního dokumentu. Je to ztráta času a zaručený recept na to, že se nějaká důležitá úprava ztratí.
Příčina: Jsme zvyklí používat e-mail jako flashku. Dokument vezmeme, „zabalíme“ do zprávy a pošleme pryč. V tu chvíli se ale z jednoho dokumentu staly čtyři nezávislé kopie.
Řešení: Sdílejte odkaz, ne samotný soubor (tzv. Spoluautorství / Co-authoring). Zní to jako drobnost, ale naprosto to změní způsob, jakým pracujete. Všichni uvidí jeden a ten samý dokument a mohou do něj psát současně.
Jak na to (Návod pro Word / Excel / PowerPoint):
Pokud vaše firma používá Microsoft 365 (nebo Google Workspace), máte tuto funkci už dávno zaplacenou.
Uložte soubor do cloudu: Místo na "Plochu" uložte svůj rozpracovaný dokument na firemní OneDrive nebo SharePoint.
Kouzlo v pravém horním rohu: Otevřete dokument a v pravém horním rohu klikněte na velké tlačítko Sdílet (Share).
Zadejte jména: Do vyskakovacího okna napište e-mailové adresy kolegů (např. Petr a Jana).
Zkontrolujte práva: Ujistěte se, že mají vedle jména nastaveno „Může upravovat“ (Can edit). Můžete jim tam rovnou připsat i krátký vzkaz.
Klikněte na Odeslat.
Co se stane teď? Kolegům nepřijde v příloze těžký soubor, ale jen odkaz s vaším vzkazem. Když na něj kliknou, dokument se jim otevře. To nejlepší nastane, když ho otevřete vy i oni naráz. Přímo v textu uvidíte barevné kurzory se jmény kolegů, jak píšou v reálném čase. Můžete si přidávat komentáře a dokument se neustále sám ukládá. Žádné další Verze_2 už nevzniknou.
