Blog

Znáte ten scénář? Kolega odejde z firmy, IT mu zruší účet a najednou celému týmu zmizí důležitá složka s projekty. Nebo kliknete na odkaz a vyskočí na vás „Přístup odepřen“.

Proč se to děje? Protože většina firem si plete osobní prostor s tím firemním.

Problém 1: "Můj disk" není firemní archiv

Pokud sdílíte data ze svého osobního disku (Můj disk / OneDrive), jste jejich vlastníkem vy. Je to jako byste měli firemní dokumenty v batohu na zádech. Můžete do batohu nechat někoho nahlédnout, ale když odejdete z firmy, odnášíte si batoh (i s daty) s sebou.

Řešení: Používejte Sdílené disky (Shared Drives / SharePoint) Na sdíleném disku je vlastníkem firma, ne jednotlivec. I když autor souboru odejde, soubor zůstává na svém místě a všichni k němu mají stále přístup. Je to virtuální kartotéka, která je pevně přišroubovaná v kanceláři.

Problém 2: Ruční přidávání lidí (Jmenný seznam)

Sdílíte složku tak, že vypisujete jména? „Petr, Pavel, Jana...“? To je cesta do pekel. Až přijde nový kolega Martin, musíte ho ručně přidat do padesáti různých složek. Až Jana odejde, musíte ji z padesáti složek odebírat.

Řešení: Práva dávejte skupinám Vytvořte bezpečnostní skupinu (např. „Obchodníci“) a přístup dejte jí.

• Nováček v týmu? Přidáte ho do skupiny a rázem vidí vše, co má.

• Výpověď? Vyhodíte ho ze skupiny a okamžitě ztratí přístup ke všemu. Je to bezpečné, rychlé a profesionální.

Problém 3: Drolení práv

Máte složku, kam vidí všichni, ale uvnitř je podsložka, kam smí jen šéf, a v ní další, kam nesmí nikdo? Tím vytváříte nepřehledný labyrint, ve kterém se nevyzná ani vaše IT oddělení.

Řešení: Držte to jednoduše Nesnažte se nastavovat výjimky hluboko ve struktuře. Pokud potřebujete složku pro „oči vedení“, založte pro ni raději samostatný Sdílený disk s omezeným přístupem.

Závěr

Data na soukromých discích zaměstnanců jsou časovaná bomba. Přejděte na Sdílené disky a řiďte přístupy přes skupiny. Ušetříte si nervy při každém personálním pohybu ve firmě.